22
Jan
09

Email pegawai PLN – Sebuah Review

Beberapa hari ini saya disibukkan oleh kedatangan sebuah buku panduan penggunaan email dan sebuah daftar email dari kantor wilayah S2JB. Sebenarnya tidak tepat disebut kedatangan buku dan daftar email, karena buku tersebut saya dapatkan setelah dibiarkan saja oleh pihak sekretariat kantor cabang dan daftar email yang ada saya cari sendiri di bagian Lahta (pengolahan data) setelah saya tanya ke bagian sistem informasi kantor wilayah.

Buku tersebut berisi panduan penggunaan email korporat PLN yang isinya petunjuk penggunaan email secara mendetil dan lugas, ditulis oleh pegawai PLN dari bagian sistem informasi kantor wilayah bernama Viky Haumahu (vichaumahu@pln.co.id). Didalam buku itu dijelaskan pemakaian email seperti cara login, menghapus email, membuat draft, menu inbox, membuat pesan, mengatur junk mail, mengatur outbox, mengatur email yang terikirim dan pengaturan rules, dan pengaturan sistem pendukung email tersebut seperti pengaturan kalender, kontak, catatan, tugas-tugas dan pilihan di webmail tersebut. Saya sudah minta softcopy ke bagian sistem informasi kantor wilayah dan dikirimkan beberapa file pdf dan file xls.

Terima kasih kepada Saudara Viky yang telah membuat buku panduan penggunaan email ini dan saya juga mengucapkan terima kasih kepada PTPLN (Persero) yang telah menyediakan email korporat untuk seluruh pegawai di seluruh Indonesia. Saya tidak bisa membayangkan berapa space yang disediakan apabila seluruh pegawai menggunakannya secara penuh, karena tidak disebutkan batas kapasitas space yang boleh dipakai oleh seorang pegawai.

Berikut ini beberapa pendapat saya mengenai email korporat PLN ini yaitu :
1. Email ini mempunyai alamat https://webmail.pln.co.id yang berarti memakai koneksi yang aman untuk memulai email, tetapi jika dilingkungan lokal maka akan memakai alamat http://10.18.1.30/exchange yang memakai jalur atau koneksi yang tidak aman. Jika seseorang menggunakan aplikasi ethereal, maka dia bisa menangkap username dan password dijaringan.
2. Untuk menggunakan email ini, seorang pegawai hanya bisa menggunakan webmail, jadi seorang pegawai harus membuka alamat yang sudah ditentukan dan membaca dan mengirim email dari situ. Tidak ada fasilitas lain seperti POP3 dan IMAP yang memungkinkan seorang pegawai bisa menerima dan mengirim email tanpa harus membuka webmail. Jika ada fasilitas POP3 dan IMAP, seorang pegawai bisa menerima dan mengirim email dari mana saja termasuk dari telepon seluler.
3. Pegawai tidak bisa mengubah password default-nya, jika seorang pegawai ingin mengubah passwordnya, maka pegawai tersebut harus menghubungi administrator sistem informasi dikantor wilayah.
4. Tidak ada fasilitas auto forward (forwarding), yang memungkinkan email-email yang masuk secara otomatis diforward ke email tertentu yang sudah disetting sebelumnya oleh pemilik email. Jika ada fasilitas forwarding, maka seorang pegawai bisa meneruskan email yang masuk ke alamat email yang mempunyai fasilitas POP3 dan kemudian bisa membacanya tanpa harus membuka webmail, sekaligus bisa langsung membalasnya.
5. Karena tidak dibatasi berapapun penggunaan space yang bisa dipakai dalam email ini, maka seorang pegawai bisa menggunakan email ini sebagai backup data-data kantor. Caranya adalah mengirimkan email ke email ini yang berisi data-data kantor, bisa melalui email gratisan atau email kantor yang lain, bisa melalui smtp server atau melalui webmail. Email yang berisi data tersebut kemudian dipindahkan kedalam folder-folder tertentu dan tersimpan dengan aman. Jika seseorang menginginkan data-data yang ada tersebut, tinggal masuk ke folder tertentu tersebut dimana email yang berisi data tersebut disimpan, dan tinggal di forward.
6. Tidak dibuatkan email untuk unit (kantor cabang, kantor rayon dan kantor ranting), yang dibuatkan hanya email untuk pegawai saja. Jika seorang pelanggan ingin menanyakan sesuatu atau komplain sesuatu, maka seharusnya dia bisa mengirim pertanyaannya atau komplainnya ke email unit, bukan keemail pegawai. Email unit melekat pada unit tersebut sedangkan email pegawai akan dibawa kemanapun pegawai tersebut bertugas.
7. Sejujurnya, tidak semua pegawai membutuhkan email, banyak sekali pegawai yang tidak mengerti apa itu email, internet, security dasar, dan lain-lain. Untuk pegawai-pegawai seperti ini, walau sudah diajarkan, tetap email tersebut tidak akan dipakai. Yang ada hanya membuang waktu untuk sosialisasi dan space di sebuah server. Yang lebih parah adalah emailnya dipakai orang lain untuk melakukan kegiatan unsolicited gara-gara dia meninggal webmail tanpa logoff.
8. Pada bagian pendahuluan buku panduan tersebut dijelaskan bahwa email korporat ini lebih efektif dan efisien daripada penggunaan email bebas. Menurut saya efektif atau tidak itu tergantung dari penggunaan email tersebut, apakah email korporat yang digunakan seorang pegawai itu terbiasa dipublikasikan di internet, apabila terbiasa dipublikasikan maka besar kemungkinan email tersebut tertangkap oleh email catcher di internet, setelah itu email kantor tersebut akan menerima spam secara terus menerus. Walau kemudian masuknya ke junk email, tetap saja akan merepotkan pegawai untuk menghapusnya dan membebani server email. Apakah email PLN ini menyediakan fasilitas antivirus seperti Yahoo atau GMail, saya tidak tahu, soalnya tidak disebutkan dibuku panduan. Jadi untuk sementara saya lebih cenderung lebih efektif email gratisan dalam melakukan pengamanan antivirus dibandingkan dengan email korporat PLN.
9. Pengguna email korporat PLN ini DILARANG untuk bergabung dengan forum online atau mailing list bebas kecuali forum atau mailing list PLN, namun tidak disebutkan forum dan mailing list mana saja yang dikelola oleh PLN dan bertanggung hawab terhadap PLN.
10. Pada tata cara penggunaan nomer 2 disebutkan bahwa pemilik email bertanggungjawab penuh atas seluruh isi / transaksi (content of data) yang dikirimkan. Padahal sebagaimana yang kita ketahui, jika kita menggunakan smtp server digabung dengan email client, kita bisa menggunakannya untuk mengirim email dengan alamat apa saja. Jika Direktur Utama PLN mempunyai email dirut@pln.co.id, apakah dia (dirut) bertanggungjawab seandainya saya disini (Palembang) mengirim email kepada seluruh General Manager yang isinya minta uang kira-kira 10 juta rupiah dan diminta ditransfer ke rekening Yoseph Handoko, wah saya kaya mendadak dong. Jadi yang perlu ditekankan lagi adalah proses KONFIRMASI atas keabsahan pengiriman sebuah email, jika pesan yang dikirimkan dinilai meragukan.

Mungkin ini sedikit review atas penggunaan email korporat PLN yang akan diberlakukan kepada semua pegawai. Mudah-mudahan review ini bisa memberikan kontribusi untuk perbaikan komunikasi seluruh pegawai PLN dimasa mendatang



Follow Me

ksdr_plg (Yahoo Messenger)

Arsip

Flickr Photos

IMG_20141007_202154.jpg

Makan Sushi di PTC

Makam Eyang Waryoto

Menikmati kentang goreng di pulau Tangkil

Photographer

Foto sebelum hector sunat, 29 Juni 2014

Menikmati santapan di Starbuck, 28 Juni 2014

Naik Motor

Trail di Kidzania

Motocross di Kidzania

More Photos

Twitterku @yhandoko

  • Aplikasi fotografi utk iOS yg gratis hari ini :Price Drop: Video Download - Free Video Downloader & MP4 Video Pl... ift.tt/JKR0sX[ ] 7 hours ago
  • Hidup ini terlalu singkat untuk menjadi orang kecil (Benyamin Disrach)[ ] 8 hours ago
  • Tomorrow October 25, 2014 Palembang is Partly Cloudy, from 24 C to 36 C[ ] 14 hours ago
  • RT @diana_elzam: tutup hidung ah@yhandoko[ ] 1 day ago
  • Hidup tanpa pengetahuan berarti kematian (Robertson)[ ] 1 day ago
  • Kopi memang luar biasa, tadi ngantuk dan capek sekali, sekarang malah gak bisa tidur[ ] 1 day ago
  • Dear Ravi Dhannis Surya Terima kasih sudah follow saya #PesanOtomatis[ ] 1 day ago
  • Tomorrow October 24, 2014 Palembang is Partly Cloudy, from 23 C to 36 C[ ] 1 day ago
  • Productivity App iOS yg Gratis hari ini October 23, 2014 at 08:50PM : Price Drop: Quicklytics - Google Analytics... ift.tt/ZkJ09B[ ] 1 day ago
  • Gak dilakukan bikin nafas bau, tapi dilakukan sering bikin gusi bengkak seperti sekarang, akhirnya pagi ini gak sikat gigi[ ] 2 days ago
  • "25 juta perokok pasif mati akibat asap rokok - Intisari Online" good read feedly.com/k/1nzG8CT[ ] 2 days ago
  • Gagal dalam kehidupa seperti bumbu dalam suatu masakan, tanpa hal itu hidup akan terasa hambar (Owan Meredith)[ ] 2 days ago
  • Tomorrow October 23, 2014 Palembang is Partly Cloudy, from 23 C to 34 C[ ] 2 days ago
  • Aplikasi fotografi utk iOS yg gratis hari ini :Price Drop: Cycloramic for iPhone 5/5S (Photography) ift.tt/1udOKNG[ ] 2 days ago
  • Aplikasi fotografi utk iOS yg gratis hari ini :Price Drop: Intro Long Exposure (Photography) ift.tt/10lsusR[ ] 2 days ago
  • Aplikasi fotografi utk iOS yg gratis hari ini :Price Drop: Reverser - Backward Video Maker with Reverse Slo-Mo ... ift.tt/1nEDfgF[ ] 3 days ago
  • Productivity App iOS yg Gratis hari ini October 22, 2014 at 08:10AM : Price Drop: 1Key Pro - Secure Password Man... ift.tt/13Vc2yi[ ] 3 days ago
  • Acara di Radio Smart FM pagi ini tentang Penolakan dengan pembicara Antony Deo Martin[ ] 3 days ago
  • Generasi muda harus mengalahkan generasi tua dan pada waktunya dikalahkan pula oleh generasi berikutnya (Ir. Sutami)[ ] 3 days ago
  • Tomorrow October 22, 2014 Palembang is Thunderstorms, from 23 C to 34 C[ ] 3 days ago

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 85 other followers

%d bloggers like this: